Changemanagement

„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“

Veränderungen im Unternehmen sind daher zwangsläufig immer wieder erforderlich um den Markterfordernissen auch weiterhin gerecht zu werden oder, noch besser, den Trends ein Stück weit voraus zu sein.

Wir sind Experten im Management von betrieblichen Veränderungssituationen. Veränderungen der betrieblichen Strukturen oder Prozesse betreffen heute auch immer die IT im Unternehmen. Damit die notwendigen Anpassungen gelingen brauchen Sie einen Partner, der in der Lage ist Ihre Business-Anforderungen zu verstehen und im Projektmanagement zielgerichtet umzusetzen.

Die Durchführung von IT-Projekten, die aus Veränderungssituationen entstehen, ist unser Business und unsere Leidenschaft. Unser Antrieb ist Ihr Projekterfolg! Wir strukturieren in komplexen Situationen, weil wir wissen was getan werden muss. Wir kennen die geeigneten Methoden und verfügen über die erforderliche Erfahrung. Im Wesentlichen gehen wir folgendermaßen vor. So gelingt Ihr Projekt:

ANALYSE

Vermeiden Sie Aktionismus

Das Herbeiführen von Auftragsklarheit ist die erste Herausforderung im Veränderungsprozess und ein wesentlicher, oft unterschätzter, Faktor für den Erfolg im Projekt. Natürlich sollen rasch erste Ergebnisse vorliegen. Nehmen Sie sich trotzdem die Zeit um wesentliche Fragestellungen zu klären, bevor Sie sich auf den Weg machen.

• Wer ist der Auftraggeber,
• was genau ist der Auftragsinhalt,
• welche Rahmenbedingungen bestehen,
• wer ist involviert

Erst wenn alle Beteiligten das gleiche Verständnis vom zu erstellenden Ergebnis haben, ein gemeinsames Zielbild, lohnt es sich mit konkreten Planungen zu beginnen.

Es wird in dieser Phase offene Punkte geben, die zu diesem Zeitpunkt (noch) nicht beantwortet werden können. Manche dieser Fragen sind vielleicht so essentiell, dass nicht begonnen werden kann, bevor eine Antwort vorliegt. Andere Punkte können verschoben oder vernachlässigt werden. Die Gefahr ist groß, in dieser unstrukturierten Anfangsphase den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Umso mehr, je tiefer man im Detail steckt.

KONZEPTION

Planen Sie sorgfältig

Mit einem klaren Ziel vor Augen ist möglich die Vorstellungen vom Ergebnis zu konkretisieren und über mögliche Alternativen zu entscheiden. Mit einem adäquaten Vorgehensmodel kann das Projekt strukturiert und gestaltet werden.

Vermeiden Sie Komplexität

Ihre betriebliche Ziele zu erreichen steht stets an erster Stelle. Anforderungen müssen abgestimmt, formalisiert, priorisiert und freigegeben werden. Abhängigkeiten aus der Technik dürfen dabei nicht zu Restriktionen werden. Potenziale der Technik sollen erschlossen und wertschöpfend genutzt werden. Die „Ressource“ Mensch darf nicht vernachlässigt werden. Die Umsetzbarkeit muss stets gewährleistet sein. Termine und Budget sind einzuhalten …

Komplexität und Dynamik entstehen im Projekt von ganz alleine. Achten Sie darauf Konzepte zu erstellen, die nachvollziehbar und bestmöglich dokumentiert sind. Abstimmung mit den potenziell Beteiligten ist jetzt noch ohne weiteres möglich und sollte reichlich praktiziert werden. Reduzieren Sie, wo möglich, die Zahl der Ansprechpartner und der beteiligten Schnittstellen und Systeme. Wenn Sie an stürmischen Tagen in der rauen See des Projektgeschäfts unterwegs sind, werden Sie unkomplizierte Konstrukte schätzen.

Bleiben Sie souverän

Analyse- und Konzeptionsphase sind in erheblichem Maß auch Lernphasen. Vieles, was zu Beginn ganz klar scheint, kann sich im Zuge der Analyse verändern, an Bedeutung gewinnen oder verlieren. Sichtweisen und Schwerpunkte verlagern sich, wenn man bei näherem Hinsehen Dinge neu und anders wahrnimmt. Und manches Postulat aus der „Gründungsphase“ wird im weiteren Verlauf keinen Bestand mehr haben.

Hier lauert das Risiko formaler Planungen. Versuchen Sie nicht, einmal proklamiertes unbedingt umzusetzen. Klären Sie mit Ihren Auftraggebern, wie mit den neuen Erkenntnissen umzugehen ist und reagieren Sie ggf. auch konzeptionell und planerisch. Um hier trotzdem klar auf Kurs zu bleiben und souverän zu entscheiden, helfen Ihnen ein belastbar abgestimmtes, gemeinsames Zielbild und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten.

UMSETZUNG

Erfolgreiche Veränderungen im Unternehmen verlangen neben der fachlichen Expertise in Ihrem Business eine hohe Kompetenz in unterschiedlichsten Disziplinen außerhalb des Alltagsgeschäfts. Vor allem sind dies

• Führungskompetenz in interdisziplinären Teams,
• Kommunikationsstärke über alle Unternehmensebenen,
• Methoden- und Prozesssicherheit für das Management und die Umsetzung von Veränderungen und natürlich
• profundes IT-Know-How.

Als Ihre kompetenter Partner verfügen wir über umfangreiche Kompetenzen in den erforderlichen Themen und Methoden, z.B.

• Moderation / Kommunikation (z.B. Stakeholder identifizieren – Mitstreiter gewinnen)
• Begleitung von kreativen gestalterischen Phasen und Prozessen
• Projektmanagement, Change-Management

Managen Sie Fachlichkeit und Technik

Ihr Projekt muss in mehreren Dimensionen konvergent gehalten werden.

• Die Fachlichkeit beschäftigt sich mit der Grobplanung der Ergebnisse, formuliert Anforderungen und Abnahmekriterien.
• Die Technik muss frühzeitig beteiligt werden; grundlegende Machbarkeitsfragen sind zu klären.
• Der Auftraggeber muss über die Zwischenergebnisse informiert werden, relevante Fragestellungen sind entscheidungsreif vorzubereiten

Aufgabe des Projekt-Managements ist es Rahmenbedingungen, Termine, Kosten usw. abzustimmen und anhand des gewählten Vorgehensmodells, zu planen und zu steuern.

Managen Sie Risiken

Projekte bergen Risiken. Projektmanagement hat die Aufgabe nach potentiellen Risiken Ausschau zu halten, sie zu bewerten und vor allem Maßnahmen zu definieren, wie mit den Risiken umgegangen werden muss. Identifizierte Risiken müssen in einem kontinuierlichen Prozess gemanagt werden.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Wesentliches Merkmal eines Projekts ist seine Einmaligkeit. Daher ist es nur natürlich, dass man auf viele Fragestellungen während des Projektverlaufs zum ersten Mal stößt. Probleme dieser Art erfordern selbstverständlich individuelle Betrachtung um adäquat gelöst zu werden. Die Gefahr hierbei ist groß, sich in fachlichen oder technischen Details zu verlieren; umso mehr, wenn das Projektmanagement aus den betreffenden Themengebieten stammt und gut mitdiskutieren kann.

Umgekehrt sind manchmal Detailfragen entscheidend. Die Klärung solcher Detailfragen angemessen zu berücksichtigen ist oft keine leichte Entscheidung, da sie per se der Regel, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, berücksichtigen, widerspricht.

Hier hilft oft nur Erfahrung oder ein „externer Schulterblick“ um mit etwas Abstand die Dinge aus einer anderen Perspektive zu sehen. Holen Sie sich Rat bei erfahrenen Kollegen die schon viele Projekte zum Erfolg geführt haben. Sprechen Sie uns an!

Sorgen Sie für Transparenz

Time Quality und Budget müssen eingehalten werden. Abweichungen sind frühzeitig festzustellen und geeignete Maßnahmen abzustimmen und einzuleiten. Der Auftraggeber muss informiert werden, Entscheidungen und Gremiengänge sind vorzubereiten und abzustimmen. Das Team muss gesteuert und Reports und Feedback zur Einschätzung des Fortschritts müssen eingeholt werden. Quality-Gates sind zu absolvieren und und und…

Nicht nur Sie müssen den Überblick über das Geschehen behalten, auch die Beteiligten müssen zur Erfüllung ihrer Aufgaben zielgruppengerecht mit den notwendigen Informationen versorgt werden. Kommunikation wird da schnell zur Herausforderung.

Beachten Sie den „Faktor Mensch“

Projekte werden von und mit und für Menschen gemacht. Wo Menschen sind passiert nicht nur der eine oder andere Fehler, es „menschelt“ auch. Schließlich sind wir keine Automaten. Gerade im Umgang mit Veränderungen oder unter Stress, beides haben Projekte im Regelfall reichlich zu bieten, können menschliche Reaktionen die eine, oder andere, an und für sich sachbezogene, Entscheidung unerwartet beeinflussen.

Beginnen Sie daher rechtzeitig mit der „Pflege“ der Projektbeteiligten. „Nehmen Sie sie mit“ , oder führen Sie sie durch die Herausforderungen der Veränderung. Seien Sie nicht überrascht, sondern überraschen Sie Ihre Stakeholder mit souveränem Kommunikations- und Beziehungsmanagement.

Aber auch sich selbst und Ihr Team müssen Sie managen. Anfangs ist für alles ausreichend Zeit. Doch die Aufgaben werden mehr, die Komplexität steigt und mit ihr die persönliche Belastung. Idealerweise haben Sie bereits in der Konzeptions- und Planungsphase entsprechende Unterstützung vorgesehen.

AHA!NFORMATIK unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Veränderungsbedarfe und liefert als neutraler Partner mit einem „externen Schulterblick“ die erforderliche Klarheit. – Stellen Sie die die Weichen für Ihren Erfolg von Anfang an!

AHA!NFORMATIK unterstützt Sie bei Aufgaben wie Projekt-Setup, Projektplanung, dem Anforderungsmanagement oder dem Erstellen von Konzepten.
Mit uns als Ihrem zuverlässigen Partner ist Projekterfolg planbar!

AHA!NFORMATIK unterstützt Sie im Projektmanagement. Ob in direkter Projektverantwortung oder als Coach zur Methodenabsicherung.
Sichern Sie mit unserer Erfahrung, Kompetenz und Hingabe Ihren Projekterfolg!