IT-Projektmanagement als Auftraggeber
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit fungieren Sie auch als Auftraggeber für IT-Projekte. Doch diese IT-Projekte sind Ihnen ein Gräuel. Denn sie verursachen hohen persönlichen Aufwand, bleiben aber oft hinter den Erwartungen zurück. Statt Ergebnisse zu liefern werden Probleme verwaltet. Die Fertigstellung und damit das Projektende verzögern sich immer wieder aufs Neue. Die Komplexität des Projekts verhindert zielgerichtetes Eingreifen und es scheint als würde alles immer undurchdringlicher. Maßnahmen werden diskutiert oder sind bereits vollzogen, bewirken aber keine grundlegende Verbesserung.
Die Rolle des Auftraggebers wird oftmals unterschätzt
Der Projektauftraggeber ist die Person, die ein Projekt finanziert und freigibt. Er entscheidet, ob die Ergebnisse seinen Erwartungen entsprechen. Von der Projektidee bis zum Ergebnis hat er als Auftraggeber ganz wesentliche Verantwortung für den Verlauf und das Ergebnis des Projekts. Daher ist er leider auch nicht allzu selten die Ursache für eine Projektschieflage.
Die Rolle des Projektauftraggebers wahrzunehmen heißt im Wesentlichen:
- Ein verbindliches Zielbild vorgeben und den Projektstart möglich machen
- Die Projektplanung und damit die geplanten Aufwände, freizugeben
- Das Projekt offiziell zu starten und zu steuern
- Status prüfen und strategische Entscheidungen treffen
- Das Projektergebnis abnehmen und das Projekt offiziell beenden
Dafür sind keine allzu großen Aufwände erforderlich. Aber ohne diese Mitwirkung des Auftraggebers kann das Projekt nicht wie gewünscht verlaufen. Ziele können nicht erreicht und das Ergebnis nicht in der geforderten Qualität geliefert werden.
Mitwirkungspflicht des Auftraggebers
Klarheit und Verbindlichkeit schaffen
- Klare, verbindliche Ziele vorgeben; “moving targets” vermeiden
- Rahmenbedingungen schaffen die den Projekterfolg realistischerweise ermöglichen und Handlungsfähigkeit sicherstellen
- Status prüfen, Projektfortschritt überwachen und strategische Entscheidungen treffen
Der Projektauftraggeber als strategischer Erfolgsfaktor
Der Auftraggeber initiiert das Projekt, d.h. er begründet mit seiner Entscheidung dessen Existenzberechtigung. Er gibt die inhaltliche Ausrichtung vor und nimmt die Projektergebnisse ab. Bei Konflikten entscheidet er über inhaltliche Fragen. Er gestaltet federführend die Projektziele und -ergebnisse, trifft strategische Entscheidungen und beeinflusst so maßgeblich den Projekterfolg. Als Auftraggeber schaffen Sie das Umfeld, in dem die angestrebten Ziele erreicht werden. Das braucht Ihre konstruktive Mitwirkung.
Verbindlichkeit durch Dokumentation
Nutzen Sie in jedem Fall die Schriftform, um das von Ihnen gewünschte Ergebnis zu beschreiben und investieren Sie eine angemessene Menge Zeit für eine effektive Vorbereitung Ihres Projekts. Formulieren Sie Akzeptanzkriterien, die die Zielerreichung messbar machen. Dokumentieren Sie relevante Rahmenbedingungen und Vorgaben. In der Praxis eignet sich ein "Projektauftrag" sehr gut für diese Zwecke, der zwischen Ihnen als Projektauftraggeber und der Projektleitung als Auftragnehmer abgestimmt und vereinbart wird.
Ein eindeutig formulierter Projektauftrag und ein transparentes Statusreporting sind die Basis für ein erfolgreich verlaufendes Projekt. Auch wechselnde oder zusätzliche Anforderungen ("Moving Targets") können auf Basis eines verbindlichen Projektauftrags identifiziert und angemessen behandelt werden.
Handlungsfähigkeit durch Struktur
Die Projektorganisation schafft eine Arbeitsstruktur auf Zeit deren Aufgabe darin besteht, den "Projektauftrag" umzusetzen. Sorgen Sie dafür, dass die Projektrollen transparent und verbindlich und Verantwortung und Befugnisse klar geregelt sind. Überzeugen Sie sich, dass die richtigen Projektteilnehmer auf geeignete Weise miteinander kommunizieren und im Rahmen ihrer Rollenbeschreibungen handeln, um die vorgegebenen Ergebnisse zu erstellen. Über Schnittstellen ins Projekt, z.B. Steuerkreissitzungen, können Sie Verlauf und Fortschritt kontrollieren und steuernd eingreifen.
Zielerreichung durch Methodik, Erfolg durch “handwerkliches” Geschick
Projektmanagement ist wie ein Handwerk, das von den agierenden Personen beherrscht werden will. Projektmanagement regelt auch Ihre Beteiligung als Auftraggeber. Die Weichen für den Projekterfolg werden, wie bei einem handwerklichen Projekt auch, bereits in der Vorbereitungs- und der Planungsphase gestellt. Als Auftraggeber kommt Ihnen dabei eine besondere Rolle und mit Ihrer Rolle auch ein bestimmtes Maß an Verantwortung zu. Gutes Projektmanagement bindet Sie daher von Anfang an in angemessenem Umfang in den Projektprozess ein.
Klare Ziele, verbindlichen Absprachen, offene Kommunikation und transparentes Reporting auf Basis der vereinbarten Festlegungen sind elementar für den Projekterfolg. Die Mitwirkung des Projektauftraggebers stellt dabei auf strategischem Niveau sicher, dass der Projektverlauf transparent bleibt und steuernde Eingriffe bei Bedarf zielgerichtet erfolgen können. Das Projektmanagement findet in seinem Auftraggeber den Partner für notwendige strategische Entscheidungen.
