IT-Projektmanagement: So machen Sie Ihre IT-Projekte erfolgreich

Die Weichen für den Erfolg oder Misserfolg Ihres IT-Projekts werden bereits zu Beginn gestellt. Die Ursachen für schlecht laufende Projekte liegen häufig in unsorgfältiger Vorbereitung und Planung. Das beginnt bei der unzureichenden Beschreibung der Projektergebnisse. Da man schnell denkt es sei klar, was das Projekt als Ergebnis liefern soll, werden Projektziele und -ergebnisse nicht ausreichend spezifiziert, oder gar nicht schriftlich festgehalten. Eine verbindliche Vorgabe an das Projekt fehlt somit. Meist kommt es in der Folge dazu zu permanenter Umdeutung der Projektergebnisse (“moving targets”).

Die Durchführung des Projekts wird fachlichen Experten übertragen. Da deren fachliche Kompetenzen, z.B. Data-Center, KI oder IT-Security, jedoch nicht das geeignete Rüstzeug zur Steuerung von Projekten darstellt, führt fehlende Methodenkompetenz und damit falsche Interpretation und Anwendung von Projektmethoden und Tools, nicht selten dazu, dass schon im Vorfeld des Projekts wichtige Vorbereitungs- und Planungsaufgaben übersprungen werden.

Eine nicht belastbare oder dysfunktionale Projektorganisation ist wahrscheinlich ebenso häufig die Ursache dafür, dass Projekt in Schieflage geraten oder scheitern. Oft werden Projetteilnehmer in Projekten zur Mitarbeit eingesetzt, ohne dass ihre Rolle klar definiert ist. Oft ist sich nicht einmal das Führungspersonal im Projekt seiner Aufgaben und Kompetenzen im Rahmen der Projektarbeit bewusst. In der Folge spricht man aneinander vorbei, Entscheidungen bleiben aus und Führung und Steuerung finden nicht statt.

Intransparenz darf ebenso häufig als Ursache für gescheiterte Projekte genannt werden. Der Wunsch möglichst nur positives zu berichten führt dazu, dass negative Entwicklungen beschönigt dargestellt oder verschwiegen werden. Statusmeetings, in denen Auftraggeber und Projektleitung sich austauschen und synchronisieren sollen, werden so als unangenehm empfunden und finden viel zu selten statt. So herrscht schnell Unklarheit darüber, wo das Projekt steht, welche Schwierigkeiten es gibt und welche Entscheidungen notwendig sind.

Wenn sich diese Versäumnisse dann im Verlauf des Projekts auswirken und man versuchen muss diese Mängel zu kompensieren, oder zu beseitigen, sorgt das für zusätzliche Aufgabenlast, dem ein unsorgfältig geplantes oder ineffektiv geführtes Projekt nicht lange standhalten kann. Am Ende ist es dann so, dass die Komplexität, die das Projekt angenommen hat, lähmend wirkt und Ergebnisse konsequent verhindert.

Auf Basis einer soliden Vorbereitung, sprich Klärung von Anforderungen und angestrebtem Ergebnis, lassen sich realistische Pläne für Struktur und Ablauf des Projekts erstellen. So kann die Maßnahme zielgerichtet gesteuert und zum gewünschten Ergebnis geführt werden. Das setzt ein angemessenes Maß an Projetmanagementkompetenz und damit Verständnis für den Projektprozess, die Fähigkeiten zum Einsatz der passenden Tools und die Führung des Teams sowie Kommunikationsgeschick für den Umgang mit Auftraggebern und Stakeholdern voraus.

Projekte sind niemals vollständig planbar und daher immer komplex. Die Kompetenz des Projektmanagements ist es, diese Komplexität beherrschbar zu machen indem es durch effektive Organisation Ordnung schafft, für Transparenz sorgt und so die effiziente Steuerung der Maßnahme zum gewünschten Ergebnis ermöglicht. Trennen Sie daher idealerweise die Projektsteuerung von der inhaltlichen Projektarbeit. Wählen Sie für die Steuerung des Projekts Personen, die über entsprechende Führungs- und Managementkompetenzen im Projektumfeld verfügen.

Über viele Jahre konnten wir in den unterschiedlichsten IT-Projekten in verschiedenen Branchen tiefgreifende und vielfältige Erfahrungen im Projektmanagement sammeln. Daher sind wir mit vielen Projektmanagementmethoden und -tools vertraut, ohne auf eine bestimmte Methode festgelegt zu sein. So haben wir das “Handwerk” Projektmanagement von der Pike auf gelernt und verfügen über einen umfangreichen Pool an Kenntnissen und Kompetenzen, die wir auch in Ihrer individuellen Situation effektiv und nutzbringend einsetzen können.

Das so entstandene AHA!NFORMATIK 9plus-System hilft Ihnen in jeder Projektphase und auf allen Projektebenen zu überprüfen welche Aufgaben im Projektmanagement erledigt sein müssen, um über eine belastbare Grundlage für den weiteren Projektverlauf zu verfügen.