Effektive Verzahnung der IT mit dem Geschäftsbetrieb

Warum ist die Wahrnehmung unserer IT nicht besser? Warum gibt es so viele Klagen über die IT? Was passiert, wenn Person XY die IT verlässt? Sind unsere Systeme ausreichend dokumentiert? Woher kommen eigentlich all diese Anforderungen? Sind Rollen, Verantwortung und Zusammenarbeit effizient geregelt? Ist unsere IT kundenorientiert? Werden die Erfordernisse des Geschäftsbetriebs von der IT bestmöglich unterstützt?

In technologieorientierten Strukturen findet die Zusammenarbeit/ Kommunikation zwischen “der IT” und “den Fachbereichen” häufig nur auf persönlicher Ebene statt. Entwickler oder Applikationsbetreuer fungieren innerhalb der IT als Schnittstellen zu den Anwendern und sind oft die einzigen Ansprechpartner für alle Belange auf fachlicher Seite. Unterschiedliche Ansprechpartner mit unterschiedlichen Herangehensweisen behandeln dabei die gleichen Fragestellungen ganz unterschiedlich. Die Qualität der IT, also der Beitrag den die IT zur unternehmerischen Wertschöpfung leistet, hängt sehr davon ab, wie die agierenden Personen miteinander umgehen. So wird auch der Wert der IT in einzelnen Teilen des Unternehmens entsprechend individuell wahrgenommen.

Einzelne Personen in der IT genießen durchaus hohes Ansehen und erhalten Lob, weil ihre Expertise als bedeutsam und unverzichtbar angesehen wird. “Die IT” als Ganzes wird vielleicht eher schlecht bewertet. “Herrschaftswissen” entsteht und Systeme bleiben, selbst innerhalb der IT, undurchsichtig und dem Zugriff von Dritten entzogen. Personalwechsel werden zum Problem. Information, Kommunikation und Austausch mit den vielfältigen Stakeholdern der IT kommen viel zu kurz oder bleiben ganz aus. Übergreifende Entscheidungen zur IT-Architektur oder zur technologischen Weiterentwicklung werden nicht strategisch, sondern situationsbedingt getroffen.

Dieser Mangel an Struktur führt zu einer immer weiter steigenden Komplexität, macht die IT unsicher und anfällig für Störungen aller Art. Häufig etabliert sich eine “fire-fighting”-Kultur, in der die Experten nur noch an den drängendsten Brandherden zum Einsatz kommen, da für die kleineren “Brände” die Kapazitäten fehlen. Die auf technischer Ebene stetig zunehmende Vielfalt an Methoden und Tools lässt die Komplexität weiter wachsen und die IT-Risiken steigen. Unter (stetig steigendem) Druck verharrt der Fokus der IT auf der Bewältigung des Tagesgeschäfts. Organisation und Management der IT, die zentrale Steuerung der Anforderungen oder eine übergreifende Abstimmung der IT mit den Anwendern auf strategischer Ebene, alles in hohem Maß kommunikative Aufgaben, bleiben so hinter den Bedürfnissen zurück.

Miteinander sprechen und sich verstehen. Um die für das Unternehmen richtige Technologie zu betreiben, braucht die IT klare Anforderungen und eine dauerhafte Mitwirkung ihrer Auftraggeber. Um sich in der herrschenden Komplexität von Technologie und Geschäftsbetrieb effektiv am Bedarf der Wertschöpfungsprozesse auszurichten, braucht die IT eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem “Business”.

Zusammenarbeit heißt Abstimmung, Synchronisation, Klärung und Koordination der Tagesaufgaben. Dazu gehören Messung und Kontrolle der Ergebnisse, Einsteuern von Anforderungen, Qualitätsmessung, Fehlerbereinigung. Das alles passiert im Dialog und je einfacher und besser der Dialog funktioniert umso besser arbeiten “die IT” und “das Business” zusammen.

Für strukturierte Kommunikation zu sorgen ist Aufgabe des IT-Managements und bedeutet, die richtigen Ansprechpartner zu den jeweiligen Themen zusammenzubringen. Damit in den so geschaffenen Besprechungen die oben genannte Ziele erreicht werden, ist dafür zu sorgen, dass die relevanten Inhalte besprochen werden und konkrete, bedarfsgerechte Ergebnisse entstehen.

Gemäß der Struktur der IT (siehe Teil 2 dieser Artikelserie) und den damit geschaffenen Verantwortungsebenen innerhalb der IT, gibt es Ansprechpartner zu

• IT-Strategie
• IT-Servicedelivery und
• IT-Operations.

Die Kommunikationspartner der Fachbereichsseite müssen zu den jeweiligen Inhalten entsprechend auf Augenhöhe, d.h. für die jeweiligen Themen inhaltlich kompetent und entscheidungsfähig sein. Alle Beteiligten müssen sich gemäß ihrer jeweiligen Rolle konstruktiv einbringen und entsprechend offen und ergebnisorientiert miteinander kommunizieren. Fachliche Anforderungen und technologische Umsetzung werden in der IT-Servicebeschreibung aufeinander abgestimmt.

Die Erbringung der IT-Leistung erfolgt im Rahmen der vereinbarten IT-Services, die in den oben genannten Kommunikationsebenen

1. strategisch gesteuert werden.

2. qualitätsgesichert und bedarfsgerecht weiterentwickelt werden.

3. technisch betrieben und bereitgestellt werden.

Kommunikationsformate mit verbindlichen Regeln (“Geschäftsordnung”) und “straffer” Moderation sorgen für transparente Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Einfache Instrumente wie Besprechungsagenda, Dokumentation der Ergebnisse und Nachhalten von Aufgaben schaffen gemeinsames Verständnis und lassen gemeinsame Ziele entstehen. Gemeinsame Ziele verbinden die Partner miteinander und aus dieser “Business-Partnerschaft” entstehen nachhaltige Ergebnisse, unternehmerische Wertschöpfung und Innovation.

AHA!NFORMATIK berät und unterstützt Unternehmen jeder Größe in allen Themenfeldern rund um den Einsatz ihrer IT (IT-Management). Dabei sind wir darauf spezialisiert die Potenziale der IT bestmöglich für die fachlichen Anforderungen aus den Geschäftsprozessen nutzbar zu machen. Wir helfen Ihnen, Ihr Business wertschöpfend mit Ihrer IT zu verbinden. Profitieren Sie von konstruktiver Zusammenarbeit mit Ihrer IT, auf Basis gemeinsamer Ziele. Steuern Sie Ihre IT ergebnisorientiert anhand transparenter Informationen und verbindlicher Vereinbarungen. Beherrschen Sie die gegebene Komplexität durch effektive Strukturen, standardisierte Prozesse und effiziente Kommunikation. Managementmethoden wie Lean Management, Agile Methoden, TQM oder Kaizen sind dabei die Grundlagen unserer Beratung. Rund um das IT-Servicemanagement orientieren wir uns vor allem an ITIL.

Ein Aspekt des IT-Managements sind IT-Projekte. Unser Fokus im IT-Projektmanagement liegt auf der Methodik zur Vorbereitung, Planung und Umsetzung Ihrer IT- Vorhaben. Mit einfachen Methoden helfen wir Experten ihre jeweilige Kompetenz für die begrenzte Zeit ihrer Projektteilnahme effektiv in die Zielerreichung einzubringen. Dazu sorgen wir für klare Projektstrukturen und ein bewährtes Zusammenarbeitsmodell. So entsteht rasch effiziente Zusammenarbeit, auch in interdisziplinären oder internationalen Teams. Dabei setzen wir ganz stark auf moderne, agile Zusammenarbeitsmodelle, arbeiten aber de facto mit einem pragmatischen Ansatz, den wir, anhand Ihrer individuellen, spezifischen Situation zu einem unkomplizierten “best practice” Modell gestalten. Es ist das Projektergebnis das zählt. Nicht die Methode.

IT-Security-Management ist eine Kernaufgabe der Unternehmensführung. Als Experten für IT-Management unterstützen wir Sie dabei mit transparenten Steuerungsmodellen basierend auf ISO 27001 oder BSI-Grundschutz. Gleiches gilt für die Aufgabengebiete IT-Resilienz und Notfallvorsorge. Wir helfen Ihnen mit Beratung und Unterstützung, Strukturen zu optimieren, Prozesse zu verbessern, Transparenz in Entscheidungen und Ruhe in diese komplexen Themen zu bringen.